I. La demande des heures supplémentaire : le pouvoir de direction
Les heures supplémentaires sont celles effectuées à la demande de l'employeur au-delà de la durée légale hebdomadaire fixée à 35 heures.
L'employeur dispose d'un pouvoir de direction qui l'autorise à imposer des heures supplémentaires à ses salariés, dans la limite du contingent annuel, sans que ces derniers ne puissent s'y opposer, sauf motif légitime ou abus manifeste.
Même sans demande expresse écrite, si l’employeur a connaissance du travail supplémentaire de son salarié et qu’il ne s’y oppose pas, ou si des heures supplémentaires étaient rendues nécessaire par les tâches confiées, elles sont considérées comme validées implicitement.
Dans le secteur du paysage, où les équipes jouissent d'une grande autonomie sur les sites d'intervention, la demande de rappel de salaire au titre d’heures supplémentaires "subies" ou "acceptées" est un sujet ordinaire à l’occasion de contentieux.
Il est donc vivement conseillé de formaliser chaque demande par des ordres de mission ou des plannings hebdomadaires signés afin de constituer une preuve en cas de contestation future sur le volume horaire réellement commandé.
II. Le décompte du temps de travail et sa preuve : le partage de la charge entre les parties
Le régime de la preuve des heures de travail est dérogatoire au droit commun car il repose sur un partage de la charge entre l'employeur et le salarié devant le juge.
D’abord, le salarié qui saisit le conseil de prud'hommes doit présenter des éléments suffisamment précis, tels qu'un carnet de notes manuscrit ou un agenda, … pour étayer sa demande de rappel de salaire.
La charge de la preuve est ensuite transférée à l'employeur qui doit répondre utilement au salarié en produisant ses propres éléments.
Il convient ici de rappeler que l'employeur est tenu d'assurer le contrôle des heures de travail effectuées par ses salariés. Un dispositif de décompte du temps de travail objectif, fiable et accessible permettra à l’employeur de prouver les heures effectuées.
A défaut, il doit être en mesure de fournir des éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par chaque collaborateur, sachant qu'un simple récapitulatif mensuel est souvent jugé insuffisant par les tribunaux.
Aussi, pour sécuriser la position de la Société, il est recommandé de recourir à des supports de suivi rigoureux, d’établir des relevés d’heures, hebdomadaires par exemple, signés par les parties et conservés par elles, ou d'utiliser des applications numériques de suivi de chantier qui permettent un horodatage précis de l'arrivée et du départ de chaque site.
III. Le contingent annuel et les contreparties obligatoires
Le contingent annuel constitue le réservoir d'heures supplémentaires que l'employeur peut utiliser librement chaque année pour chaque salarié selon les besoins de son activité.
À défaut d'accord d'entreprise spécifique fixant le contingent applicable à la société, il est établi par les dispositions conventionnelles (ex : CCN des entreprises du paysage : 350 ou 250 heures selon la modalité du temps de travail) ou, à défaut à 220 heures par le code du travail.
S’agissant des contreparties, chaque heure supplémentaire effectuée déclenche une majoration salariale de 25% pour les huit premières heures et de 50% pour les suivantes, sauf si un repos compensateur équivalent est mis en place ou si un accord d’entreprise prévoir une majoration dérogatoire (dans la limite de 10% minimum).
Concernant les heures réalisées hors contingent, elles donnent en outre lieu à un repos compensateur obligatoire égal à 50 % des heures supplémentaires accomplies au-delà du contingent dans les entreprises de 20 salariés au plus, et de 100 % dans les autres.
IV. L'aménagement du temps de travail comme alternative stratégique
Pour éviter une explosion de la masse salariale lors des fortes saisons, le droit offre des outils d'aménagement.
Ainsi, la modulation (ou annualisation) du temps de travail permet de compenser les semaines de forte activité par des périodes plus calmes en hiver sans que cela ne déclenche systématiquement le paiement d'heures supplémentaires.
Pour les cadres ou les techniciens itinérants disposant d'une grande autonomie, la convention de forfait en jours peut être une solution pertinente à condition de respecter un suivi rigoureux de leur charge de travail quotidienne.
En synthèse, le temps de travail est la ressource la plus précieuse mais aussi la plus sensible au sein d'une entreprise. En structurant les processus de décompte et de preuve, il est possible de transformer une contrainte légale en un véritable outil économique.