Congés payés et maladie : ce que la nouvelle législation change pour votre trésorerie

Jusqu’alors, un salarié en arrêt maladie non-professionnelle n'acquérait aucun jour de repos. La donne a changé. Désormais, tout arrêt de travail pour maladie ou accident, qu’il soit professionnel ou non, est assimilé à du temps de travail effectif pour la détermination de la durée du congé. Autrement dit, le salarié continue d’acquérir des congés payés pendant ces temps. Cependant, le législateur a instauré une distinction de coût qui mérite une attention particulière dans vos calculs de paie. Pour un accident du travail ou une maladie professionnelle (AT/MP), l’acquisition reste à 2,5 jours ouvrables par mois (30 jours par an). Pour la maladie “ordinaire”, le salarié acquiert 2 jours ouvrables par mois, soit un plafond de 24 jours (4 semaines) par an. En matière de trésorerie, chaque mois d’absence « ordinaire » représente désormais une dette de congés équivalente à 2 jours. Sur une année complète d’absence, vous devrez financer 4 semaines de congés au lieu de zéro. Ce coût se matérialisera soit lors de la prise effective des congés (maintien de salaire), soit lors du départ du salarié via l'indemnité compensatrice de congés payés.

Le salarié en congé payé perçoit une indemnité égale au 10^e de la rémunération brute totale perçues par le salarié au cours de la période de référence. Pour déterminer cette rémunération brute totale, l’employeur doit désormais prendre en compte dans leur entièreté les périodes au cours desquelles le salarié était en arrêt pour accident du travail ou maladie professionnelle. Attention, pour les arrêts de travail classiques, la règle change : pour déterminer la rémunération brute totale, l’employeur doit prendre en compte ces périodes d’arrêt de travail classique dans la limite de 80% de la rémunération associée à ces périodes. Cette nuance permet de modérer l'impact financier. Concrètement, si un salarié a été absent plusieurs mois, sa base de calcul pour l’indemnité de congés ne sera pas identique à celle d'un salarié présent à 100 %. Néanmoins, la règle du maintien de salaire (verser ce que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé pendant ses congés) continue de s’appliquer et constitue souvent la méthode la plus coûteuse pour l’employeur.

 

La loi sécurise le mécanisme de report des congés non pris à cause d’une maladie, en fixant un délai de 15 mois. Mais attention : le compte à rebours de ces 15 mois ne se déclenche que si vous remplissez votre nouvelle obligation d’information. Dans le mois suivant la reprise du travail, vous devez informer le salarié, par tout moyen conférant date certaine, du nombre de jours de congés dont il dispose et de la date limite pour les prendre. Attention, si vous négligez cette formalité, le délai de report de 15 mois ne court pas. Le salarié pourrait alors accumuler des droits sur plusieurs années sans prescription possible, créant une “dette latente” dans vos bilans comptables qui explosera en cas de rupture de contrat. Il convient de préciser que pour si l’arrêt maladie dure depuis au moins un an et couvre toute une période de référence (exemple : 1^er juin 2023 / 31 mai 2024), le point de départ du délai de report de 15 mois des congés acquis pendant l'arrêt maladie court à compter de la fin de la période d'acquisition, soit le 31 mai 2024. Autrement dit, la période de report de 15 mois démarre sans attendre la reprise du travail et sans que le salarié ait été informé des droits reportés. Si le salarié est toujours en arrêt au 31 août 2025 (31 mai 2024 + 15 mois), ses droits sont perdus.

 

La loi prévoit une rétroactivité remontant jusqu'au 1er décembre 2009. Cependant, elle est strictement encadrée pour limiter les effets d’aubaine. Les salariés toujours en poste ont jusqu’au 23 avril 2026 pour réclamer leurs droits passés. Passé ce délai, l’action sera forclose. Pour les salariés ayant quitté l’entreprise, une prescription triennale s'applique. Si le contrat a été rompu il y a plus de trois ans, aucune réclamation n'est recevable. En tout état de cause, un salarié ne peut réclamer plus de 24 jours de congés par an au titre des périodes de maladie passées.

 

En conclusion, face à ces nouvelles charges, une gestion proactive est la meilleure défense :